Politica de Confidentialitate

Operator de date: Gamerina SRL, CUI RO43020532, cu sediul în Str. Cometei 2-4, Cluj-Napoca 400493, România („Lexito.ro", „noi").

Rolurile în prelucrare. Prezenta politică descrie prelucrările în care Lexito.ro acționează în calitate de operator — datele de cont, de facturare și de utilizare a serviciului.

Pentru datele cu caracter personal cuprinse în documentele, dosarele și fișierele pe care le încărcați sau la care ne acordați acces (inclusiv datele clienților dumneavoastră), firma dumneavoastră este operatorul, iar Lexito.ro este persoană împuternicită de operator (procesator), în sensul art. 28 GDPR. Condițiile acelei prelucrări sunt reglementate în Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) și în Termeni, secțiunea 12.

1. Ce Date Colectăm

1.1. Date furnizate direct de utilizator:

• Nume complet, email, număr telefon WhatsApp

• Numele firmei/cabinetului de avocatură, CUI, adresă

• Numere de dosare și parole de acces la instanță

• Înregistrări audio ale ședințelor (procesate și șterse imediat)

1.2. Date colectate automat:

• Jurnale de audit: acțiuni efectuate, timestamp, tip resursă accesată

• Date de consum: număr apeluri API, documente procesate

• Adresă IP la acceptarea termenilor și condițiilor

1.3. Date obținute de la terți:

• Documente judiciare publice de la ECRIS/portal.just.ro

• Metadate dosare de la portalquery.just.ro (SOAP)

1.4. Date din serviciile Google (numai cu autorizarea dumneavoastră explicită):

• Google Drive: conținutul și metadatele fișierelor din folderele pe care le conectați (nume fișiere, structură foldere, text extras din documente). Permisiunea tehnică acordată acoperă întregul Drive — vezi secțiunea 4.1 pentru detalii și limitări

• 
  Google Calendar: evenimentele create sau actualizate de Lexito.ro în calendarul dumneavoastră (termene de judecată, scadențe)

Detalii complete despre modul în care folosim datele Google — în secțiunea 4.

1.5. Acceptarea acordului de confidențialitate al demonstrației:

• Înainte de a începe demonstrația personalizată, pagina cere acceptarea Acordului de confidențialitate (lexito.ro/legal/demo-confidentiality). La acceptare înregistrăm, ca dovadă a acordului: data și ora (UTC), textul exact afișat, cu amprenta sa SHA-256 și eticheta versiunii, numele, denumirea și CUI-ul trimise în formular, identificatorul linkului, adresa IP (și antetul CF-Connecting-IP, dacă există), User-Agent-ul și browserul, sistemul de operare și clasa dispozitivului deduse din el (modelul doar dacă browserul îl trimite), limba, fusul orar și ora locală raportate de browser, precum și amprente criptografice ale numărului de telefon și ale emailului din cerere. Numele și adresa IP se păstrează criptat. Înregistrarea se păstrează 6 ani de la acceptare (3 ani cât durează obligațiile din acord, plus 3 ani termenul general de prescripție), apoi se șterge, și rămâne chiar dacă cererea sau linkul au fost șterse între timp; nu este folosită în alt scop decât dovada acordului. Dacă avem emailul sau, în lipsa lui, numărul dumneavoastră de WhatsApp, vă trimitem o confirmare a acceptării. Temeiul este interesul legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul (UE) 2016/679); drepturile descrise în secțiunea 7, inclusiv dreptul de opoziție, se aplică acestor date

1.6. Cererile pentru dosarul de securitate:

• Când cereți dosarul de securitate de pe lexito.ro, înregistrăm emailul, firma sau compania, rolul, mărimea echipei și agentul AI folosit. Le folosim numai pentru a vă trimite dosarul și pentru a ține evidența trimiterii și a descărcării lui. Emailul se păstrează criptat. Datele cererii și jurnalul emailurilor trimise se șterg la 90 de zile după ultima schimbare de stare a cererii (de exemplu, trimiterea sau descărcarea dosarului). Temeiul este efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) 2016/679)

2. Cum Folosim Datele

3. Partajarea Datelor

3.1. Sub-procesatori:

3.2. Nu vindem și nu partajăm date cu terți în scopuri publicitare.

3.3. Date transmise la ANAF: facturile electronice (eFactura) conform obligației legale.

3.4. Platforma AI prin care accesați Serviciul (ex. Claude — Anthropic, ChatGPT — OpenAI) procesează conversațiile dumneavoastră conform propriilor termeni și politici de confidențialitate, în baza relației contractuale directe dintre dumneavoastră și furnizorul platformei. Lexito.ro transmite platformei doar rezultatele funcțiilor pe care le solicitați.

3.5. Google primește date de la Lexito.ro numai la instrucțiunea dumneavoastră: documentele generate sau descărcate sunt salvate în Google Drive-ul dumneavoastră, iar termenele sunt înscrise în Google Calendar-ul dumneavoastră. Aceste transferuri au loc exclusiv în contul dumneavoastră Google, conectat voluntar, în baza relației contractuale directe dintre dumneavoastră și Google (pentru utilizatorii din SEE: Google Ireland Limited). Google nu acționează ca sub-procesator al Lexito.ro.

3.6. La fel, dacă vă conectați contul Microsoft (OneDrive, SharePoint, Outlook) sau Yahoo Mail, Lexito.ro citește și salvează date numai în aceste conturi, conectate voluntar, în baza relației contractuale directe dintre dumneavoastră și Microsoft, respectiv Yahoo. În această privință, Microsoft și Yahoo nu acționează ca sub-procesatori ai Lexito.ro. Microsoft este sub-procesator numai pentru recunoașterea textului (OCR), conform tabelului de la punctul 3.1.

4. Date din Serviciile Google (Google API Services)

Lexito.ro oferă integrări opționale cu Google Drive și Google Calendar, prin protocolul OAuth 2.0. Conectarea este voluntară și se face printr-un ecran de consimțământ Google în care sunt afișate permisiunile solicitate.

4.1. Permisiuni (scope-uri) solicitate și scopul fiecăreia:

Solicităm cel mai restrâns set de permisiuni care susține funcționalitățile descrise mai sus.

4.2. Cum folosim datele Google:

• Citim fișiere din folderele conectate numai pentru funcțiile vizibile ale serviciului: indexare pentru căutare full-text, extragere de text pentru analiză la cererea dumneavoastră

• Scriem în Drive numai documentele generate sau descărcate prin serviciu, în folderele firmei dumneavoastră

• Creăm/actualizăm în Calendar numai evenimente legate de dosarele monitorizate

4.3. Cum stocăm datele Google:

• Fișierele originale rămân în Google Drive-ul dumneavoastră — nu sunt stocate pe serverele Lexito.ro

• Stocăm doar text extras, indexuri de căutare și metadate (nume fișier, folder, dată), în baza de date izolată a firmei dumneavoastră

• Token-urile OAuth sunt stocate criptat (AES-256-GCM) și nu sunt niciodată expuse în jurnale sau către terți

4.4. Cum partajăm datele Google:

• Textul extras din fișiere poate fi transmis către Anthropic (Claude API), exclusiv pentru a furniza funcția solicitată de dumneavoastră (ex. analiza unui document), în baza unui acord de procesare a datelor (DPA)

• Nu vindem, nu închiriem și nu transferăm date Google către platforme de publicitate, brokeri de date sau alți terți

• Nu folosim date Google pentru publicitate, evaluarea bonității sau creditare

• Acces uman: niciun angajat sau colaborator Lexito.ro nu citește datele obținute din serviciile Google, cu excepția cazurilor permise de cerințele Limited Use: cu acordul dumneavoastră explicit, pentru investigații de securitate (ex. abuz), pentru conformare cu legislația aplicabilă sau sub formă agregată și anonimizată pentru operațiuni interne

4.5. Limited Use (utilizare limitată):

Lexito's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Traducere: Utilizarea și transferul de către Lexito.ro al informațiilor primite prin API-urile Google către orice altă aplicație vor respecta Politica Google privind Datele Utilizatorilor pentru Serviciile API, inclusiv cerințele de Utilizare Limitată.

4.6. Inteligență artificială:

Datele brute sau derivate obținute prin API-urile Google nu sunt folosite — nici de Lexito.ro, nici de Anthropic — pentru a crea, antrena sau îmbunătăți vreun model de inteligență artificială sau machine learning, indiferent de tip (personalizat, generalizat sau fundațional). Textul din fișierele dumneavoastră este transmis către Claude API exclusiv pentru inferență tranzitorie — adică pentru a genera răspunsul la funcția pe care ați solicitat-o — iar acordul nostru de procesare a datelor cu Anthropic interzice folosirea acestor date pentru antrenarea modelelor.

4.7. Revocarea accesului:

• Puteți deconecta Google Drive/Calendar oricând, direct din Lexito.ro (prin comanda „Deconectează Google Drive" adresată asistentului AI)

• Puteți revoca accesul și din contul Google: myaccount.google.com/permissions

• La deconectare, token-urile OAuth active sunt șterse imediat. Copiile din backup-urile criptate expiră automat în fereastra de retenție de 30 de zile (secțiunea 8), iar în cazul unei restaurări din backup ștergerea este reaplicată. Textul indexat și metadatele pot fi șterse la cerere (vezi secțiunea 7) și sunt șterse complet odată cu baza de date a firmei la reziliere

5. Izolarea Datelor

5.1. Fiecare firmă/cabinet are o bază de date PostgreSQL separată fizic. Nu există acces între firme la nivel de bază de date.

5.2. Toate interogările sunt filtrate automat prin firm_id din token-ul de autentificare.

5.3. Fișierele originale ale clienților nu sunt stocate pe serverele noastre — doar metadate și text extras.

6. Stocarea și Securitatea

6.1. Documente judiciare: Descărcate temporar în spațiu de lucru efemer, procesate, salvate în cloud-ul clientului, șterse de pe serverele noastre.

6.2. Înregistrări audio: Procesate prin Deepgram API, transcript salvat în cloud-ul clientului. Audio-ul NU este reținut.

6.3. Parole dosare: Stocate criptat (AES-256-GCM) în baza de date a clientului.

6.4. Token-uri OAuth (Google și alte servicii conectate): Stocate criptat (AES-256-GCM) în baza de date izolată a firmei.

6.5. Autentificare: OAuth 2.0 cu token-uri JWT cu expirare scurtă.

6.6. Transport: Toate conexiunile sunt criptate TLS 1.3.

6.7. Backup: Backup-uri zilnice criptate ale bazelor de date. Retenție: 30 zile.

7. Drepturile Utilizatorului (GDPR)

Aveți următoarele drepturi, exercitabile prin email la [email protected]:

Drepturile de mai sus acoperă și datele obținute din serviciile Google (text indexat, metadate, evenimente create).

8. Retenția Datelor

9. Transferuri Internaționale

Unii sub-procesatori (Anthropic, Deepgram, Google — Gemini API, Perplexity, Stripe, Twilio) operează în SUA. Transferurile sunt protejate prin:

• Clauze contractuale standard (SCC) ale Comisiei Europene

• DPA (Data Processing Agreements) cu fiecare sub-procesator

• Evaluări de impact periodic actualizate

Documentele salvate în Google Drive și evenimentele din Google Calendar sunt stocate în contul dumneavoastră Google, în baza relației contractuale directe dintre dumneavoastră și Google (Google Ireland Limited pentru utilizatorii din SEE) — nu constituie un transfer efectuat de Lexito.ro către un sub-procesator.

10. Cookie-uri

Lexito.ro nu utilizează cookie-uri. Serviciul funcționează exclusiv prin protocolul MCP (Model Context Protocol), în cadrul platformelor AI compatibile (ex. Claude, ChatGPT).

Pagina de landing (lexito.ro) poate utiliza cookie-uri esențiale — detalii în banner-ul de cookie de pe site.

11. Minori

Serviciul nu este destinat persoanelor sub 18 ani.

12. Modificări

Modificările politicii sunt notificate cu 30 de zile înainte, prin email și prin asistentul AI la prima utilizare.

13. Contact Protecția Datelor

Gamerina SRL — responsabil protecția datelor
Email: [email protected]
Adresă: Str. Cometei 2-4, Cluj-Napoca 400493, România

14. Autoritatea de Supraveghere

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București
www.dataprotection.ro